Privacy Policy
Na podlagi 24. in 25. \u010dlena Zakona o varstvu osebnih podatkov \u2013 ZVOP-1 (Uradni list RS, 94\/2007 \u2013 UPB1) ter na podlagi 18. \u010dlena Statuta Fundacije \u0160tudentski tolar, Ustanove \u0160OU v Ljubljani, na svoji 5. redni seji, dne 12. 11. 2013, Uprava Fundacije \u0160tudentski tolar, Ustanove \u0160OU v Ljubljani, sprejema Pravilnik o varovanju osebnih podatkov.<\/small><\/p>\
I. SPLO\u0160NE DOLO\u010cBE
1. \u010dlen<\/h2>\
S tem pravilnikom se dolo\u010dajo organizacijski, tehni\u010dni in logi\u010dno-tehni\u010dni postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov v Fundaciji \u0160tudentski tolar, ustanovi \u0160OU v Ljubljani (v nadaljevanju Fundacija) z namenom, da se prepre\u010di slu\u010dajno ali namerno nepoobla\u0161\u010deno uni\u010devanje podatkov, njihovo spremembo ali izgubo kakor tudi nepoobla\u0161\u010den dostop, obdelavo, uporabo ali posredovanje osebnih podatkov.<\/p>\
2. \u010dlen<\/h2>\
Zaposleni in zunanji sodelavci, ki pri svojem delu obdelujejo in uporabljajo osebne podatke, morajo biti seznanjeni z Zakonom o varstvu osebnih podatkov, s podro\u010dno zakonodajo, ki ureja posamezno podro\u010dje njihovega dela ter z vsebino tega pravilnika.<\/p>\
Kot zunanje sodelavce se \u0161tejejo vsi posamezniki, ki v Fundaciji opravljajo kakr\u0161nakoli dela pri katerih se seznanjajo z osebnimi podatki (\u0161tudentsko delo, delo po podjemnih pogodbah, avtorsko delo).<\/p>\
V nadaljevanju pravilnika se za delavce ter zunanje sodelavce uporablja skupni izraz: Sodelavec.<\/p>\
3. \u010dlen<\/h2>\
Zavarovanje osebnih podatkov zajema pravne, organizacijske in ustrezne logisti\u010dno-tehni\u010dne postopke in ukrepe, s katerimi se:<\/p>\
- \
- varujejo prostori, aparaturna in sistemska programska oprema;<\/li>\
- varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki;<\/li>\
- zagotavlja varnost posredovanja in prenosa osebnih podatkov;<\/li>\
- onemogo\u010da nepoobla\u0161\u010denim osebam dostop do naprav, na katerih se obdelujejo osebni podatki in do njihovih zbirk;<\/li>\
- omogo\u010da naknadno ugotavljanje kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni in vneseni v zbirko podatkov in kdo je to storil, in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo.<\/li>\
<\/ul>\
4. \u010dlen<\/h2>\
V zadevah, ki jih ne ureja ta pravilnik, se neposredno uporabljajo dolo\u010dbe Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1).<\/p>\
5. \u010dlen<\/h2>\
V tem pravilniku uporabljeni izrazi imajo naslednji pomen:<\/p>\
1. ZVOP-1 - Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, \u0161t. 94\/2007 \u2013 UPB1); <\/p>\
2. Osebni podatek - je katerikoli podatek, ki se nana\u0161a na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izra\u017een;<\/p>\
3. Posameznik - je dolo\u010dena ali dolo\u010dljiva fizi\u010dna oseba, na katero se nana\u0161a osebni podatek; fizi\u010dna oseba je dolo\u010dljiva, \u010de se lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko \u0161tevilko ali na enega ali ve\u010d dejavnikov, ki so zna\u010dilni za njegovo fizi\u010dno, fiziolo\u0161ko, du\u0161evno, ekonomsko, kulturno ali dru\u017ebeno identiteto, pri \u010demer na\u010din identifikacije ne povzro\u010da velikih stro\u0161kov ali ne zahteva veliko \u010dasa;<\/p>\
4. Zbirka osebnih podatkov - je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogo\u010dajo uporabo ali zdru\u017eevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpr\u0161en na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na tak\u0161en na\u010din, da dolo\u010di ali omogo\u010di dolo\u010dljivost posameznika;<\/p>\
5. Obdelava osebnih podatkov \u2013 pomeni kakr\u0161nokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ro\u010dni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vklju\u010ditvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporo\u010danje, \u0161irjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uni\u010denje; obdelava je lahko ro\u010dna ali avtomatizirana (sredstva obdelave);<\/p>\
6. Upravljavec osebnih podatkov \u2013 je fizi\u010dna ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi dolo\u010da namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, dolo\u010dena z zakonom, ki dolo\u010da tudi namene in sredstva obdelave.; <\/p>\
7. ob\u010dutljivi osebni podatki \u2013 so podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, politi\u010dnem, verskem ali filozofskem prepri\u010danju, \u010dlanstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem \u017eivljenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekr\u0161ke; ob\u010dutljivi osebni podatki so tudi biometri\u010dne zna\u010dilnosti, \u010de je z njihovo uporabo mogo\u010de dolo\u010diti posameznika v zvezi s kak\u0161no od prej navedenih okoli\u0161\u010din.<\/p>\
8. Uporabnik osebnih podatkov \u2013 je fizi\u010dna ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki.\
9. Nosilec podatkov - so vse vrste sredstev, na katerih so zapisani ali posneti podatki (listine, akti, gradiva, spisi, ra\u010dunalni\u0161ka oprema vklju\u010dno z magnetnim, opti\u010dnim ali drugimi ra\u010dunalni\u0161kimi mediji, fotokopije, zvo\u010dno in slikovno gradivo, mikrofilmi, naprave za prenos podatkov, ipd.). \
10. Posredovanje osebnih podatkov \u2013 je posredovanje ali razkritje osebnih podatkov.<\/p>\
11. Osebna privolitev posameznika \u2013 je prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za dolo\u010den namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznik.<\/p>\
12. Poobla\u0161\u010deni sodelavec \u2013 je delavec ali zunanji sodelavec Fundacije, ki ima dostop do osebnih podatkov, jih obdeluje ter skladno z zakonodajo ter tem pravilnikom posreduje tretjim osebah (manipulacija z osebnimi podatki). Za poobla\u0161\u010dene sodelavce se po tem pravilniku \u0161tejejo tiste osebe, ki jih uprava imenuje za \u010dlane komisije za ocenjevanje pro\u0161enj za finan\u010dno pomo\u010d ter \u010dlani komisije za prito\u017ebe. Poleg navedenih sodelavcev so poobla\u0161\u010deni sodelavci tudi tisti, ki jih zastopnik Fundacije pisno pooblasti za manipulacijo z osebnimi podatki ter sam zastopnik Fundacije.<\/p>\
Za varovane osebne podatke \u0161tejejo tisti podatki o fizi\u010dni osebi, ki ka\u017eejo na lastnosti, stanja ali razmerja posameznika, ne glede na obliko, v kateri so izra\u017eeni. V smislu dolo\u010dbe 1. odstavka tega \u010dlena \u0161tejejo za osebne podatke o fizi\u010dni osebi zlasti: <\/p>\
II. OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV
Osebni podatki se lahko obdelujejo le, \u010de obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, dolo\u010da zakon ali \u010de je za obdelavo dolo\u010denih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.<\/p>\
Obdelava in varovanje ob\u010dutljivih osebnih podatkov, med katere sodijo podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, politi\u010dnem, verskem ali filozofskem prepri\u010danju, \u010dlanstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem \u017eivljenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc in biometri\u010dne zna\u010dilnosti, mora biti izvajana posebno vestno in skrbno. <\/p>\
7. \u010dlen<\/h2>\
Ob\u010dutljivi osebni podatki morajo biti varovani tako, da se nepoobla\u0161\u010denim osebam prepre\u010di dostop do njih, razen \u010de je posameznik, na katerega se nana\u0161ajo ob\u010dutljivi osebni podatki, te javno objavil brez o\u010ditnega ali izrecnega namena, da omeji namen njihove uporabe.<\/p>\
Pri prenosu ob\u010dutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omre\u017eij se \u0161teje, da so podatki ustrezno zavarovani, \u010de se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova ne\u010ditljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom.<\/p>\
III. VAROVANJE PROSTOROV IN RA\u010cUNALNI\u0160KE OPREME
8. \u010dlen<\/h2>\Prostori, kjer se nahajajo nosilci varovanih osebnih podatkov - vsak dokument, na katerem je zapisan osebni podatek in vsak drug ra\u010dunalni\u0161ki ali elektronski nosilec podatka - in strojna ter programska oprema (v nadaljevanju besedila: varovani prostori) morajo biti varovani z organizacijskimi ter fizi\u010dnimi in tehni\u010dnimi ukrepi, ki onemogo\u010dajo nepoobla\u0161\u010denim osebam dostop do podatkov.<\/p>\
Dostop v prostore iz 1. odstavka tega \u010dlena je mogo\u010d in dopusten le v delovnem \u010dasu, izven delovnega \u010dasa pa le na podlagi dovoljenja zastopnika Fundacije.<\/p>\
Klju\u010de za dostop v prostore Fundacije, kjer so shranjeni osebni podatki ima predsednik uprave Fundacije (t.j. zastopnik Fundacije). Sodelavci dobijo klju\u010d do prostorov neposredno pri predsedniku uprave Fundacije pred pri\u010detkom vsakokratnega dela ter ga vrnejo po opravljenem delu (prevzem in vra\u010dilo klju\u010dev poteka za vsak dan posebej.<\/p>\
Nosilci osebnih podatkov, hranjeni izven aktivnih delovnih prostorov oziroma izven varovanih prostorov (hodniki, skupni prostori ipd.), morajo biti stalno zaklenjeni v ognjevarni in protivlomno za\u0161\u010diteni omari.<\/p>\
9. \u010dlen<\/h2>\
Izven delovnega \u010dasa morajo biti nosilci osebnih podatkov shranjeni v zaklenjenih za\u0161\u010ditenih omarah v delovnih prostorih.<\/p>\
Ra\u010dunalniki ali druga strojna oprema, na kateri se obdelujejo ali hranijo osebni podatki, mora biti izven delovnega \u010dasa izklopljena in fizi\u010dno ali programsko zaklenjena, dostop do osebnih podatkov, hranjenih na disku ra\u010dunalnika pa kodiran.<\/p>\
10. \u010dlen<\/h2>\
V varovane prostore (tajni\u0161tvo, ra\u010dunovodstvo, kadrovska slu\u017eba, arhivi ipd.) osebe, ki niso Sodelavci Fundacije, ne smejo vstopati brez spremstva ali prisotnosti zaposlenega delavca. Sodelavec, ki dela v varovanih prostorih, mora vestno in skrbno nadzorovati prostor in ob zapustitvi prostora zakleniti prostor.<\/p>\
Sodelavec, ki pri svojem delu uporablja osebne podatke ali jih kakorkoli obdeluje, ne sme med delovnim \u010dasom pu\u0161\u010dati nosilcev osebnih podatkov na pisalnih mizah ali jih kako druga\u010de izpostavljati nevarnosti vpogleda vanje nepoobla\u0161\u010denim osebam oziroma delavcem. <\/p>\
V prostorih, kjer imajo vstop stranke oziroma osebe, ki niso Sodelavci Fundacije, morajo biti nosilci podatkov in ra\u010dunalni\u0161ki prikazovalniki name\u0161\u010deni v \u010dasu obdelave ali dela na njih tako, da strankam ni omogo\u010den vpogled vanje.<\/p>\
11. \u010dlen\
Nosilcev <\/h2>osebnih podatkov delavci Fundacije ne smejo odna\u0161ati izven prostorov Fundacije brez izrecnega dovoljenja zastopnika Fundacije.<\/p>\
Obdelovanje osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov je dovoljeno le v prostorih Fundacije.<\/p>\
Zastopnik Fundacije lahko dovoli iznos nosilcev osebnih podatkov iz poslovnih prostorov, ko predhodno sodelavec vpi\u0161e namen in razlog za iznos podatkov v knjigo evidenc o manipulaciji z osebnimi podatki. <\/p>\
Posredovanje osebnih podatkov poobla\u0161\u010denim eksternim institucijam in drugim, ki izka\u017eejo zakonsko podlago za pridobitev osebnih podatkov, dovoli zastopnik Fundacije.<\/p>\
Posredovanje osebnih podatkov iz predhodnega odstavka tega \u010dlena se vpi\u0161e v knjigo evidenc o manipulaciji z osebnimi podatki.<\/p>\
Iz knjige evidenc o manipulaciji z osebnimi podatki mora biti razvidno, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kak\u0161ni podlagi (22. \u010dlen ZVOP-1).<\/p>\
12. \u010dlen<\/h2>\
Vzdr\u017eevanje in popravilo strojne ra\u010dunalni\u0161ke in druge opreme, s katero se obdelujejo osebni podatki, je dovoljeno samo z vednostjo in odobritvijo zastopnika Fundacije, izvajajo pa ga lahko samo poobla\u0161\u010deni servisi in njihovi vzdr\u017eevalci, ki imajo s Fundacijo sklenjeno pogodbo o servisiranju ra\u010dunalni\u0161ke oziroma strojne opreme.<\/p>\
13. \u010dlen<\/h2>\
Vzdr\u017eevalci prostorov in druge opreme v varovanih prostorih, poslovni partnerji in drugi obiskovalci, se smejo gibati v varovanih prostorih le ob prisotnosti delavca Fundacije.<\/p>\
14. \u010dlen<\/h2>\
Zaposleni tehni\u010dno-vzdr\u017eevalni delavci in \u010distilke se lahko gibljejo v varovanih prostorih samo v prisotnosti sodelavca ali zastopnika Fundacije.<\/p>\ IV. ZAVAROVANJE SISTEMSKE IN APLIKATIVNE PROGRAMSKE RA\u010cUNALNI\u0160KE OPREME TER PODATKOV, KI SE OBDELUJEJO Z RA\u010cUNALNI\u0160KO OPREMO\
15. \u010dlen<\/h2>\
Dostop do ra\u010dunalni\u0161ke programske opreme mora biti varovan, na na\u010din, ki omogo\u010da dostop samo dolo\u010denim sodelavcem, ki za Fundacijo po pogodbi opravljajo servisiranje ra\u010dunalni\u0161ke in programske opreme.<\/p>\
16. \u010dlen<\/h2>\
Popravljanje, spreminjanje in dopolnjevanje sistemske in aplikativne programske opreme je dovoljeno samo na podlagi odobritve zastopnika Fundacije, izvajajo pa ga lahko samo poobla\u0161\u010deni servis in organizacije oziroma njihovi delavci, ki imajo s Fundacije sklenjeno ustrezno pogodbo.<\/p>\
Izvajalci morajo spremembe in dopolnitve sistemske in aplikativne programske opreme ustrezno dokumentirati.<\/p>\
17. \u010dlen<\/h2>\
Za shranjevanje in varovanje aplikativne programske opreme veljajo enaka dolo\u010dila kot za ostale podatke iz tega pravilnika.<\/p>\
Poobla\u0161\u010deni sodelavec, ,mora skrbeti, da se v primeru servisiranja, popravila, spreminjanja ali dopolnjevanja sistemske ali aplikativne programske opreme ob morebitnem kopiranju osebnih podatkov, po prenehanju potrebe po kopiji, kopija uni\u010di.<\/p>\ Poobla\u0161\u010deni sodelavec, mora biti v \u010dasu servisiranja ra\u010dunalnika in programske opreme ves \u010das prisoten in mora nadzirati, da ne pride do nedopustnega ravnanja z osebnimi podatki.<\/p>\
V primeru izkazane potrebe po popravilu ra\u010dunalnika, na \u010digar disku se nahajajo osebni podatki, izven Fundacije in brez kontrole poobla\u0161\u010denega delavca skupine, se morajo podatki z diska ra\u010dunalnika izbrisati na na\u010din, ki onemogo\u010da restavracijo. \u010ce tak izbris ni mogo\u010d, se mora popravilo opraviti v poslovnih prostorih skupine v prisotnosti poobla\u0161\u010denega delavca.<\/p>\
18. \u010dlen<\/h2>\
Vsebina diskov mre\u017enega stre\u017enika in lokalnih delovnih postaj, kjer se nahajajo osebni podatki, se redno preverja glede na prisotnost ra\u010dunalni\u0161kih virusov.<\/p>\
Ob pojavu ra\u010dunalni\u0161kega virusa je potrebno storiti vse, da se s pomo\u010djo strokovnjakov virus odpravi in da se ugotovi vzrok pojava virusa.<\/p>\
Vsi podatki in programska oprema, ki so namenjeni uporabi na ra\u010dunalnikih in v ra\u010dunalni\u0161kem informacijskem sistemu Fundacije in prispejo v Fundacije na medijih za prenos ra\u010dunalni\u0161kih podatkov ali prek telekomunikacijskih kanalov, morajo biti pred uporabo preverjeni glede prisotnosti ra\u010dunalni\u0161kih virusov.<\/p>\
19. \u010dlen<\/h2>\
Sodelavci ne smejo brez izrecnega dovoljenja zastopnika Fundacije in\u0161talirati programske opreme.<\/p>\
Sodelavci ne smejo odna\u0161ati programske opreme iz prostorov skupine brez izrecnega dovoljenja zastopnika Fundacije.<\/p>\
20. \u010dlen<\/h2>\
Pristop do podatkov prek aplikativne programske opreme mora biti varovan s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov.<\/p>\
Zastopnik Fundacije dolo\u010di re\u017eim dodeljevanja, hranjenja in spreminjanja gesel.<\/p>\
21. \u010dlen<\/h2>\
Za potrebe restavriranja osebnih podatkov oziroma ra\u010dunalni\u0161kega sistema po okvarah ali izgubi podatkov iz drugih razlogov mora Sodelavec, ki vodi zbirke osebnih podatkov, redno izdelovati kopije vsebine osebnih podatkov, ki jih vodi.<\/p>\
Vse izdelane kopije vsebin zbirk osebnih podatkov se morajo vpisati v knjigo evidenc o manipulaciji z osebnimi podatki.<\/p>\
Ra\u010dunalni\u0161ke kopije vsebin zbirk osebnih podatkov na disketah ali drugih medijih se hranijo v zavarovanih zaklenjenih omarah.<\/p> \ V. MANIPULACIJA Z OSEBNIMI PODATKI IN ZBIRKAMI OSEBNIH PODATKOV\
22. \u010dlen<\/h2>\
Osebne podatke je dovoljeno prena\u0161ati z informacijskimi, telekomunikacijskimi in drugimi sredstvi le ob izvajanju postopkov in ukrepov, ki nepoobla\u0161\u010denim prepre\u010dujejo prila\u0161\u010danje ali uni\u010denje podatkov ter neupravi\u010deno seznanjanje z njihovo vsebino.<\/p>\
Ob\u010dutljivi osebni podatki se po\u0161iljajo naslovnikom v zaprtih ovojnicah proti podpisu v dostavni knjigi ali z vro\u010dilnico.<\/p>\
Osebni podatki se po\u0161iljajo priporo\u010deno.<\/p>\
Ovojnica, v kateri se posredujejo osebni podatki, mora biti izdelana na tak\u0161en na\u010din, da ovojnica ne omogo\u010da, da bi bila ob normalni svetlobi ali pri osvetlitvi ovojnic z obi\u010dajno lu\u010djo vidna vsebina ovojnice. Prav tako mora ovojnica zagotoviti, da odprtja ovojnice in seznanitve z njeno vsebino ni mogo\u010de opraviti brez vidne sledi odpiranja ovojnice. <\/p>\
Prena\u0161anje osebnih podatkov prek telekomunikacijskih sredstev, elektronske po\u0161te ali drugih ra\u010dunalni\u0161kih medijev izven prostorov skupine mora biti zavarovano s postopki in ukrepi na na\u010din, ki nepoobla\u0161\u010denim prepre\u010duje prila\u0161\u010danje, uni\u010denje ali nedovoljeno seznanjanje z njihovo vsebino. <\/p>\
Prenos osebnih podatkov po elektronski po\u0161ti mora biti zavarovan z geslom za identifikacijo.<\/p>\
23. \u010dlen<\/h2>\
Osebni podatki se posredujejo samo tistim uporabnikom, ki se izka\u017eejo z ustrezno zakonsko podlago ali s pisno zahtevo oziroma privolitvijo posameznika, na katerega se podatki nana\u0161ajo. <\/p>\
Za vsako posredovanje osebnih podatkov mora upravi\u010denec vlo\u017eiti pisno vlogo, v kateri mora biti jasno navedena dolo\u010dba zakona, ki uporabnika poobla\u0161\u010da za pridobitev osebnih podatkov, ali pa mora biti k vlogi prilo\u017eena pisna zahteva oziroma privolitev posameznika, na katerega se podatki nana\u0161ajo. <\/p>\
Nikoli se ne posredujejo originali dokumentov, razen v primeru pisne odredbe sodi\u0161\u010da. Originalni dokument se mora v \u010dasu odsotnosti nadomestiti s kopijo. <\/p>\
24. \u010dlen<\/h2>\
Vsebina zbirke ali zbirk podatkov, ki se prena\u0161ajo po komunikacijskih kanalih, po elektronski po\u0161ti ali fizi\u010dno na ra\u010dunalni\u0161kih medijih izven prostorov Fundacije, se mora med prenosom napraviti ne\u010ditljiva z ustreznimi standardnimi kriptografskimi metodami.<\/p>\
25. \u010dlen<\/h2>\
Fundacija vodi osebne podatke v zbirkah osebnih podatkov, ki jih ustanovi na podlagi zakona in osebne podatke, ki jih vodi v okviru zakonsko dolo\u010denih zbirk na podlagi soglasja osebe, na katero se podatki nana\u0161ajo. <\/p>\
Poobla\u0161\u010deni sodelavec, mora biti seznanjen s posamezno zbirko osebnih podatkov in njihovo uporabo. <\/p>\
Fundacija je dol\u017ena voditi a\u017euren seznam, iz katerega je za vsako zbirko osebnih podatkov jasno razvidno, katera oseba je odgovorna za posamezno zbirko osebnih podatkov ter katere osebe lahko zaradi narave svojega dela obdelujejo osebne podatke, ki se nana\u0161ajo na posamezno zbirko osebnih podatkov. <\/p>\
V seznam se vpisujejo slede\u010di podatki:<\/p>\
(1) naziv zbirke osebnih podatkov,<\/p>\
(2) osebno ime in funkcija osebe, ki je odgovorna za zbirko osebnih podatkov ter<\/p>\
(3) osebna imena in funkcije oseb (poobla\u0161\u010dene osebe), ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo osebne podatke, ki se nana\u0161ajo na zbirko osebnih podatkov. <\/p>\
V kolikor Fundacija seznama iz prej\u0161njega odstavka ne vodi, se razume, da je za vse zbirke osebnih podatkov odgovoren zastopnik Fundacije, poobla\u0161\u010dene osebe za obdelavo osebnih podatkov pa so poobla\u0161\u010deni sodelavci, ki so definirani v 12. to\u010dki 5. \u010dlena tega pravilnika.<\/p>\
Poleg navedenih so poobla\u0161\u010dene osebe za obdelavo podatkov tudi osebe iz ra\u010dunovodstva fundacije, vendar zgolj za podatke, ki jih potrebujejo za nakazilo ter obra\u010dun dane pomo\u010di. Kateri s ti podatki, ki jih lahko obdeluje ra\u010dunovodstvo, dolo\u010di zastopnik fundacije s sklepom.<\/p>\
26. \u010dlen<\/h2>\
Oseba o kateri se vodijo osebni podatki oziroma poobla\u0161\u010denec te osebe ali zakoniti zastopnik osebe o kateri se v zbirki osebnih podatkov vodijo njegovi osebni podatki, lahko vpogleda v osebne podatke, vodene o njej oziroma o zastopancu in jih ima pravico prepisati. Vpogled in prepis osebnih podatkov mora biti osebi omogo\u010den v roku 15-ih dni od dneva, ko je bila dostavljena pisna zahteva na Fundacije.<\/p>\
Osebe iz 1. odstavka tega \u010dlena imajo pravico zahtevati, da jim Fundacija posreduje izpis osebnih podatkov iz zbirke osebnih podatkov, ki se nana\u0161ajo nanj. Izpis je potrebno osebi zagotoviti v roku 30-ih dni od dneva prejema pisne zahteve. Stro\u0161ke izpisa nosi Fundacija.<\/p>\
27. \u010dlen<\/h2>\
Osebni podatki, vodeni v zbirki osebnih podatkov Fundacije, se lahko posredujejo drugim uporabnikom samo, \u010de so za njihovo pridobitev in uporabo poobla\u0161\u010deni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve osebe, na katero se osebni podatki nana\u0161ajo.<\/p>\
Dejstva o posredovanih osebnih podatkih iz zbirke osebnih podatkov, vodene v Fundaciji, se morajo v roku 3 dni od dneva posredovanja, sporo\u010diti osebi o kateri so bili posredovani osebni podatki. <\/p>\
Posredovanje osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov, ki jih vodi Fundacija, drugim upravi\u010dencem se vpi\u0161e v knjigo evidenc o manipulaciji z osebnimi podatki. Na zahtevo osebe, o kateri so bili posredovani osebni podatki, mora sodelavec, ki je osebne podatke posredoval, izro\u010diti osebi seznam subjektov katerim so bili v dolo\u010denem obdobju posredovani podatki, ki so vsebovani v zbirki podatkov Fundacije in se nana\u0161ajo nanj. <\/p>\
VI. BRISANJE PODATKOV
Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko \u010dasa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. <\/p>\
29. \u010dlen<\/h2>\
Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbri\u0161ejo, uni\u010dijo, blokirajo ali anonimizirajo, \u010de niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma \u010de zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne dolo\u010da druga\u010de.<\/p>\
Osebni podatki, vsebovani na klasi\u010dnih nosilcih (listina, kartoteka, seznam) se bri\u0161ejo z uni\u010denjem nosilcev. Nosilci se fizi\u010dno uni\u010dijo (razre\u017eejo) v prostorih Fundacije pod nadzorom v ta namen imenovane komisije, ki o uni\u010denju sestavi tudi ustrezen zapisnik. Na enak na\u010din se uni\u010duje pomo\u017eno gradivo (npr. matrice, izra\u010dune in grafikone, skice, poskusne oziroma neuspe\u0161ne izpise).<\/p>\
Prepovedano je odmetavati odpadne nosilce podatkov z osebnimi podatki v ko\u0161e za smeti. <\/p>\
Brisanje osebnih podatkov na ra\u010dunalni\u0161kih medijih se opravi na na\u010din, po postopku in metodi, ki onemogo\u010da restavriranje brisanih podatkov.<\/p>\
VII.UKREPANJE OB SUMU NEPOOBLA\u0160\u010cENEGA VSTOPA
Sodelavci Fundacije so dol\u017eni izvajati ukrepe za prepre\u010devanje zlorabe osebnih podatkov in morajo z osebnimi podatki, s katerimi se seznanijo pri svojem delu, ravnati vestno in skrbno na na\u010din in po postopkih, ki jih dolo\u010da ta pravilnik.<\/p>\
Sodelavec, ki izve ali opazi, da je pri\u0161lo do zlorabe osebnih podatkov (odkrivanje osebnih podatkov, nepoobla\u0161\u010deno uni\u010denje, nepoobla\u0161\u010deno spreminjanje, po\u0161kodovanje zbirke, prila\u0161\u010danje osebnih podatkov) ali do vdora v zbirko osebnih podatkov, mora takoj o tem obvestiti zastopnika Fundacije in poobla\u0161\u010denega delavca, ki vodi in ureja zbirko osebnih podatkov, ki so bili zlorabljeni ali v katero se je vdrlo.<\/p>\
31. \u010dlen<\/h2>\
Zastopnik Fundacije mora zoper tistega, ki je zlorabil osebne podatke ali je nepoobla\u0161\u010deno vdrl v zbirko osebnih podatkov, ustrezno ukrepati.<\/p>\
\u010ce obstaja sum pri vdoru v zbirko osebnih podatkov, da je ta storjen z naklepom in namenom zlorabiti osebne podatke ali jih uporabiti v nasprotju z nameni, za katere so zbrani ali \u010de je do zlorabe osebnih podatkov \u017ee pri\u0161lo, mora zastopnik Fundacije poleg uvedbe disciplinskega postopka zoper storilca ali izreka opomina pred redno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi ali poleg redne odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz krivdnih razlogov ali poleg izredne odpovedi pogodbe o zaposlitvi, \u010de je ta delavec ali zunanji sodelavec Fundacije, vdor ali zlorabo oziroma poskus zlorabe prijaviti organom pregona.<\/p>\
Za zlorabo osebnih podatkov \u0161teje vsaka uporaba osebnih podatkov v namene, ki niso v skladu z nameni zbiranja, dolo\u010denimi v zakonu, na podlagi katerega se zbirajo ali nameni, dolo\u010denimi v katalogu zbirk osebnih podatkov. Za poskus zlorabe \u0161teje poskus uporabe osebnih podatkov v nedovoljene namene.<\/p>\ VIII.ODGOVORNOST ZA IZVAJANJE UKREPOV ZAVAROVANJA OSEBNIH PODATKOV\
32. \u010dlen<\/h2>\
Pred nastopom dela sodelavca Fundacije, kjer se zbirajo, urejajo, obdelujejo, spreminjajo, shranjujejo, posredujejo ali uporabljajo osebni podatki ali nosilci osebnih podatkov, mora Sodelavec podpisati izjavo, ki ga zavezuje k varovanju osebnih podatkov kot poklicne skrivnosti in ki ga opozarja na posledice kr\u0161itve zaveze. Iz podpisane izjave mora biti razvidno, da je podpisnik seznanjen z dolo\u010dbami tega pravilnika ter dolo\u010dbami ZVOP-1, izjava pa mora vsebovati tudi pouk o posledicah kr\u0161itve.<\/p>\
Izjava je lahko vklju\u010dena tudi v pogodbi o zaposlitvi ali v drugi pogodbi civilnega prava.<\/p>\
Obveza varovanja osebnih podatkov, s katerimi se sodelavec seznani pri svojem delu v Fundaciji traja tudi po prenehanju dela v Fundaciji. <\/p>\
33. \u010dlen<\/h2>\
Sodelavec stori la\u017ejo kr\u0161itev svoji obveznosti:<\/p>\
- \
- \u010de opusti vestno in skrbno nadzorovanje varovanih prostorov; <\/li>\
- \u010de opusti ravnanja za prepre\u010ditev vpogleda v ali na nosilce osebnih podatkov;<\/li>\
- \u010de ne uni\u010di kopije osebnih podatkov v primerih iz 2. odst. 17. \u010dlena; <\/li>\
- \u010de ni ves \u010das servisiranja ra\u010dunalnika in programske opreme prisoten (3. odst. 17. \u010dlena);<\/li>\
- \u010de ne izvaja preventive v zvezi z ra\u010dunalni\u0161kimi virusi;<\/li>\
- \u010de ne vodi evidence kopij vsebin zbirk osebnih podatkov v knjigi evidenc o manipulaciji z osebnimi podatki;<\/li>\
- in \u010de ne obvesti zastopnika Fundacije ali poobla\u0161\u010denega delavca v primeru zlorabe osebnih podatkov ali vdora v zbirko osebnih podatkov.<\/li>\
<\/ul>\
34. \u010dlen<\/h2>\
Sodelavec stori huj\u0161o kr\u0161itev svojih obveznosti:<\/p>\
- \
- \u010de sporo\u010da osebne podatke, s katerimi se je seznanil pri svojem delu, nepoobla\u0161\u010denim sodelavcem ali drugim nepoobla\u0161\u010denim osebam,<\/li>\
- \u010de opusti skrb in nadzor nad nosilci osebnih podatkov v \u010dasu prisotnosti na Fundaciji in tako dopusti mo\u017enost vpogleda vanje nepoobla\u0161\u010denim osebam;<\/li>\
- \u010de brez izrecnega dovoljenja odna\u0161a iz prostorov Fundacije nosilce osebnih podatkov;<\/li>\
- \u010de posreduje osebne podatke poobla\u0161\u010denim eksternim institucijam brez dovoljenja zastopnika Fundacije, <\/li>\
- \u010de ne vpi\u0161e v knjigo evidenc o manipulaciji z osebnimi podatki dejstva o posredovanju osebnih podatkov eksternim institucijam (5. odst. 11. \u010dlena), <\/li>\
- \u010de popravlja, spreminja ali dopolnjuje sistemsko ali aplikativno programsko opremo,<\/li>\
- \u010de in\u0161talira ali odnese programsko opremo iz prostorov skupine brez izrecnega dovoljenja zastopnika Fundacije,<\/li>\
- \u010de ne izdeluje redno kopije vsebine osebnih podatkov in<\/li>\
- \u010de ne hrani ra\u010dunalni\u0161kih kopij vsebin zbirk osebnih podatkov v zavarovanih zaklenjenih omarah.<\/li>\
<\/ul>\
35. \u010dlen<\/h2>\
O zlorabi ali sumu o zlorabi osebnih podatkov, vodenih v zbirkah osebnih podatkov Fundacije, oseb, ki niso delavci Fundacije, se obvesti organe, poobla\u0161\u010dene za pregon.<\/p>\
IX.POSEBNE UREDITVE ZA ZBIRKE OSEBNIH PODATKOV VODENIH V FUNDACIJE<\/h2>\
1. Zbirke osebnih podatkov za katere je potrebno pisno soglasje<\/p>\
36. \u010dlen<\/h2>\
Pisno soglasje delavcev mora Fundacija pridobiti za vzpostavitev in vodenje zbirke osebnih podatkov ali osebnega podatka, ki jo ali ga namerava Fundacija voditi, pa taka zbirka ali osebni podatek ni predpisana oziroma predpisan z zakonom.<\/p>\
37. \u010dlen<\/h2>\
Pisno soglasje iz predhodnega \u010dlena mora vsebovati:<\/p>\
- \
- jasno opredeljeno voljo za izdajo soglasja,<\/li>\
- navedbo podatkov, ki se zbirajo,<\/li>\
- natan\u010dno opredeljen namen zbiranja podatkov,<\/li>\
- zagotovilo, da se bodo podatki uporabljali le za namen za katerega so zbrani,<\/li>\
- \u010das shranjevanja podatkov,<\/li>\
- seznanitev z mo\u017enostjo preklica soglasja,<\/li>\
- datum podpisa izjave in podpis osebe.<\/li>\
<\/ul>\
2. Hramba in roki hrambe zbirk osebnih podatkov<\/p>\
38. \u010dlen<\/h2>\
Za hrambo zbirk osebnih podatkov so odgovorni poobla\u0161\u010deni sodelavci Fundacije.<\/p>\
39. \u010dlen<\/h2>\
Zbirke osebnih podatkov vodene v Fundaciji se hranijo v zaklenjeni omari v pisarni Fundacije.<\/p>\
40. \u010dlen<\/h2>\
Roki hranjenja zbirk osebnih podatkov se dolo\u010dijo za vsako zbirko osebnih podatkov s katalogom zbirke osebnih podatkov.<\/p>\
Katalogi zbirk osebnih podatkov zdru\u017eeni v Interni seznam katalogov zbirk osebnih podatkov so priloga tega pravilnika.<\/p>\
X. PREHODNE IN KON\u010cNE DOLO\u010cBE
Nadzor nad izvajanjem postopkov in ukrepov, dolo\u010denih s tem pravilnikom, opravlja zastopnik Fundacije.<\/p>\
42. \u010dlen<\/h2>\
Ta pravilnik sprejme uprava Fundacije.<\/p>\
Spremembe in dopolnitve tega pravilnika sprejme uprava Fundacije po postopku in na na\u010din kot velja za sprejem pravilnika.<\/p>\
43. \u010dlen<\/h2>\
Z dolo\u010dbami tega pravilnika morajo biti seznanjeni vsi sodelavci Fundacije.<\/p>\
Ta pravilnik prejmejo sodelavci v \u010digar delovne obveznosti sodi zbiranje, urejanje, obdelava, spreminjanje, shranjevanje, posredovanje ali uporaba osebnih podatkov ali nosilcev osebnih podatkov.<\/p>\
44. \u010dlen<\/h2>\
Sodelavci, ki opravljajo delo, kjer se zbirajo, urejajo, obdelujejo, spreminjajo, shranjujejo, posredujejo ali uporabljajo osebni podatki ali nosilci osebnih podatkov, morajo podpisati izjavo iz 32. \u010dlena tega pravilnika v roku 30 dni od dneva sprejema tega pravilnika.<\/p>\
45. \u010dlen<\/h2>\
Ta pravilnik za\u010dne veljati osmi dan po dnevu sprejema.<\/p>\
Predsednik Uprave
Damjan Vinko<\/p>\Ljubljana, 12. 11. 2013<\/p>\ "